全宗指南编制规范

1．范围

本标准规定了全宗指南的编制细则。

本标准适用于全宗管理机构，包括档案馆和有全宗管理职能的档案室。编制介绍非全宗形式档案的指南，参照本编制规范。

2．规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T 1—2000  档案工作基本术语

DA/T 3—92  档案馆指南编制规范

DA/T 14—94  档号编制规则

3 术语和定义

3.1

全宗 fonds

一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。

3.2

全宗号 fonds number

管理全宗的代码，由具备全宗管理权限的档案馆按全宗排架或收藏时间顺序流水编制。

3.3

全宗管理机构 fonds manager

    具备全宗管理权限的档案馆或档案室。

3.4

全宗构成者 fonds constituting unit

    形成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也称作立档单位。

3.5

检索工具 finding aid

用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

4 全宗指南的结构

为段落式条目信息，由全宗指南名称、全宗来源简况、档案内容与成份介绍、检索查阅注意事项四部分组成。

5 全宗指南名称

全宗指南名称由全宗号、全宗构成者的名称(全称或通用简称)、“全宗指南”、起止时间构成，并列成分之间用空格位分开。

例：

a）J211 北京市计划委员会全宗指南 1949～1990年

    b）R322 钟南山全宗指南 1936～2000年

5.1全宗号

照录档号四位全宗代码。第一位用汉语拼音字母，后三位用阿拉伯数字。

5.2全宗构成者的名称

全宗构成者的名称按全称书写，通用简称书写在全称后面的圆括号内。

例：中共中央纪律检查委员会(中纪委)

联合全宗和汇集全宗的全宗构成者名称从其联合或汇集的全宗构成者实有名称。

例：中国共产党广东省高等院校党委 广东省高等教育局

5.2.1

中华人民共和国成立前形成的档案全宗，全宗构成者的名称后应加圆括号注明的政权名称限定词。

例：

a）教育部（民国）

b）重庆市民政局（民国）

c）外交部(民国汪、伪)

d）礼部(清) 

e）端方 (清) 

f）冯玉祥(民国) 

5.2.2 全宗构成者所有曾用名称按时间顺序书写在全宗来源简况中。

5.3起止时间

涉及全宗构成者和其档案形成的时间跨度标识。一般采用公元纪年表示，使用“～”连接起止年份。必要时可使用朝年或其它特殊纪年方式表示，亦可以其一为主，另一为辅，为辅者加圆括号书于为主者正下方。

例:

a）1928～1948

b）光绪三十二年至宣统三年   (1906～1911)

6．全宗来源简况

列表登记下列依时间变化，记录和反映全宗来源背景的内容。其顺序为：

a）全宗构成者形成和职能；

b）全宗构成者所有曾用名称；

c）全宗管理机构和全宗档案数量；

d）全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。

个人全宗来源简况，登记其个人姓名、别名、生卒年月日、籍贯、职务、职称和个人主要经历、业绩、荣誉称号、家族简况以及全宗档案收集、征集、接收、移交、寄存数量。

7．档案内容与成份介绍

7.1 档案内容与成分介绍一般应使用综合概括的方法介绍。介绍内容包括：

    a．反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。

    b．反映全宗构成者每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案。

c．具有重要历史价值和地方特色的档案。

d. 涉及具有全国和国际意义知名人物的档案。

    e．馆藏年代久远和特殊载体的档案。

7.2档案内容与成分介绍一般应按全宗内档案的实际分类体系，文字叙述全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。

7.2.1 以组织机构分类的档案全宗，分别简介机构基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。

7.2.2 以问题分类的档案全宗，分别简介问题涉及的全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。

7.2.3 以其它体系分类的档案全宗，应根据该全宗分类的特点结合问题简介全宗构成者基本职能和主要活动的内容，并列举文种名称。

7.3 需要专门说明的档案按下列方法介绍：

    a．指明该档案文件的名称、责任者和文件形成的时间。

    b．列出该档案文件的检索要素。

    c．对其档案文件内容单独介绍。

7.4 一般性文件介绍不使用引用原文的方式，特殊性文件介绍如需使用引用原文应符合下列条件和原则：

    a．引用原文有助于阐述文件的内容实质。

    b．引用原文时不详细转述文件中叙述的事实和事件。

7.5 与全宗构成者基本职能和活动没有直接关系的上级文件不做介绍，必要时只做简要交代。

7.6 人物全宗应按全宗构成者的活动特点，结合全宗内档案材料的实际情况介绍，内容包括：

    a．个人手稿、著作、作品、题词、日记、回忆录的名称和特点。

    b．履历、自传、证书、来往信件以及公务活动与社会活动中形成的文件名称和特点。

    c．财产状况与经济活动材料的名称和特点。

    d．家庭亲属与主要社会关系材料的名称和特点。

    e．图片、照片、录音、录像材料的名称和特点。

7.7 未开放的档案，注明档案数量和使用范围。

7.8 涉密档案，注明档案数量，不做任何内容和成分介绍。

7.9 非纸质档案应简介其种类、特色和数量。

8 检索查阅注意事项

8.1检索注意事项

包括以下内容：

a）可使用的检索工具和已编制的参考资料的名称；

b）机读目录、手工检索工具条目的数量；

c）纸质档案数字化副本的画幅数量以及占全宗档案总数比例的情况；

d）纸质档案缩微副本的数量以及占全宗档案总数比例的情况；

e）非纸质档案副本的形式、数量以及占全宗档案总数比例的情况。

8.2查阅注意事项

包括以下内容：

a）档案的完整和完好程度以及遗失、销毁的情况；

b）档案的分类与整理方法以及不同载体组卷、装订和保管的情况。

c）档案的利用价值以及鉴定的情况；

d）划分的保管期限种类以及各类保管期限档案的数量；

e）档案内容向社会开放的情况；

f）本全宗指南完成时间和编制者的情况；

g）其它有关问题的说明。

（排版 ｜ 王建新）

江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范

 

1

1.1　管理职责

1.1.1　组织学习、宣传档案法律法规，增强全员档案意识。

1.1.2 档案工作纳入单位年度工作计划。

1.1.3 档案工作纳入有关人员岗位职责或职位分类说明书。

1.1.4 重视档案工作，保障档案工作所需经费。

1.2 机构人员

1.2.1 成立综合性档案工作机构，各种门类、载体档案集中统一管理。

1.2.2 建立健全档案管理网络。

1.2.3 适应档案工作需要，配备档案工作人员。

1.3 管理制度

1.3.1 制订并落实档案工作制度。

1.3.2 有控制措施或手段保证档案的完整、准确、系统。

1.4 业务联系

1.4.1 积极完成当地档案行政管理部门布置的工作任务。

1.4.2 对本系统和所属单位档案工作实施有效的监督指导。

2

2.1 归档

2.1.1 制定文件材料归档范围和保管期限表。

2.1.2 应归档文件材料齐全完整。

2.1.3 文件材料归档及时。

2.1.4 文件材料形成质量符合归档要求。

2.1.5 收集与档案有关的资料。

2.2 整理

2.2.1 制定档案分类方案。

2.2.2 档案、资料整理上架。

2.2.3 档案整理符合国家有关规范要求。

2.2.4 档案排列有序。

2.3 保管

2.3.1 档案库房、工作人员办公室、阅档室三分开。

2.3.2 档案库房选址得当，有必要的防护措施。

2.3.3 配备符合要求的档案装具。

2.3.4 全宗卷符合规范要求。

2.3.5 存放索引或存放示意图清晰、准确。

2.3.6 坚持测记库房温湿度，定期检查档案。

2.3.7 对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。

2.4 鉴定统计

2.4.1 按规定开展档案鉴定工作。

2.4.2 开展档案收进、移出登记，建立档案统计台帐。

2.4.3 按同级档案行政管理部门的要求报送档案统计报表。

2.5 移交

2.5.1 及时向档案馆移交各门类、载体的档案。

2.5.2 及时向档案馆提供主动公开信息。

3 信息化建设

3.1 信息化建设规划

3.1.1 档案信息化与单位信息化同步规划实施。

3.2 信息化设备

3.2.1 配备必要的档案信息化设备。

3.3 管理系统

3.3.1 开展档案管理系统建设。

3.3.2 充分应用档案管理系统。

3.4 数据库

3.4.1 开展档案数据库建设。

3.4.2 开展档案数据库应用。

3.5 电子文件归档与管理

3.5.1 电子文件归档与管理符合规范要求。

3.6 信息安全

3.6.1 确保档案系统和信息数据安全。

4

4.1 检索

4.1.1 编制全宗指南。

4.1.2 编制档案目录。

4.2 利用服务

4.2.1 档案人员熟悉库藏。

4.2.2 建立档案借阅登记和利用效果登记簿。

4.2.3 档案利用服务成效显著。

4.2.4 编有档案利用效果典型事例汇编。

4.3 编研

4.3.1 开展档案编研工作。

4.4 陈列展览

4.4.1 建立陈列室，举办档案陈列展览。

5

5.1 本规范适用于本省辖区内除国家综合档案馆之外的各级各类机关、团体、企业事业单位。

5.2 本规范是各单位开展档案管理工作的标准，也是档案行政管理部门检查考核档案工作的依据。

5.3 本规范的实施内容见《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评细则》（附件一）。

5.4 本规范的测评方法见《〈江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范〉测评规程》（附件二）。

《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则.doc

《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评规程.doc

（排版 ｜ 王建新）

归档文件整理规则

国家档案局发布

2016.06.01实施

 

1. 范围

本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。

本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。

 

2. 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 18894 电子文件归档与管理规范

DA/T 1-2000 档案工作基本术语

DA/T 13-1994 档号编制规则

DA/T 25-2000 档案修裱技术规范

DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范

 

3. 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1  归档文件 archival document(s)

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

3.2 整理 arrangement

将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。

3.3 件 item

归档文件的整理单位。

3.4 档号 archival code

在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

 

4. 整理原则

4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

 

5.  一般要求

5.1 组件（件的组织）

5.1.1 件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

5.1.2 件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

5.2 分类

5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。

5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。

a）按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

b）按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

c）按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3 规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

5.3 排列

5.3.1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。

5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。

5.3.3 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

5.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3 档号按照以下要求编制：

a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。

b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。

5.4.4 归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

5.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）可以作为选择项（见附录A 图A1）。归档章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题）按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A 图A2）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以用“办公室”等规范化简称标识（见附录A 图A3）。

5.5 编目

5.5.1 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

5.5.2 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a）序号：填写归档文件顺序号。

b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。

c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

i）备注：注释文件需说明的情况。

5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。  

5.5.4 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

 

6. 纸质归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

6.1 修整

6.1.1 归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。

6.1.2 归档文件已破损的，应按照DA/T 25-2000予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。

6.1.3 归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

6.1.4 对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

 

6.2 装订

6.2.1 归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

6.2.2 应根据归档文件保管期限确定装订方式，装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

6.2.3 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

6.2.4 永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订（见附录C 图C1、图C2）或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。

6.2.5 永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。

6.2.6 定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式按照6.2.4-6.2.5执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，装订方式可以按照6.2.4执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。

 

6.3 编页

6.3.1 纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

6.3.2 页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

6.3.3 文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。

 

6.4 装盒

将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

6.4.1 档案盒

6.4.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30mm、40mm、50mm等（见附录D 图D1）。

6.4.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录D 图D2、图D3）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。

6.4.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。

6.4.2 备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期（见附录E）。

a）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

c）整理日期：归档文件整理完成日期。

d）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

e）检查日期：归档文件检查完毕的日期。

6.5 排架

6.5.1 归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

    （排版 ｜ 王建新）

‍全宗卷规范‍

1. 范围

本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。

本标准适用于各级各类档案馆和档案室。

2. 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

    GB/T 9705—88    文书档案案卷格式

    GB/T 12967—92   全宗单

    GB/T 12968—92   档案交接文据格式

    DA/T 14—94      全宗指南编制规范

    DA/T 18—1999    档案著录规则

    DA/T 1—2000     档案工作基本术语

    DA/T 22—2000    归档文件整理规则

3. 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

     3.1　全宗卷  fonds descriptive file

由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。

     3.2　综合全宗卷　synthesize fonds descriptive file

由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。

     3.3　全宗属类　fonds category

 馆藏量较大的档案馆，根据馆藏全宗的历史时期、机构性质、机构级别等特征，对全宗进行的属性分类。档案馆通常对全宗属类赋予特定的标识，作为全宗编号的属性代码。

4.　全宗卷编制原则

     4.1　档案馆（室）应以全宗为单位编制全宗卷，收集、保管在档案管理过程中以单个全宗为对象形成的相关文件材料。

     4.2　全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。

     4.3　全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。

     4.4　综合全宗卷可以按馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗进行编制，收集、保管在档案管理过程中以馆（室）藏、全宗属类、全宗群或联合全宗等多个全宗为对象形成的相关文件材料。

5. 全宗卷的内容构成

     5.1　全宗（馆藏）介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。

     5.2　档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。

     5.3　档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。

     5.4　档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。

     5.5　档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。

     5.6　档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。

     5.7　档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。

     5.8　新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。

     5.8  综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，5.1—5.8中涉及多个全宗的文件材料。

6. 全宗卷的整理

     6.1　文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。

     6.2　文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料，按本标准第5章“全宗卷构成”中5.1至5.8条进行分类。

     6.3　文件材料排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。新增文件材料插入相关类目，向后接续排列。

    6.4　文件材料编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号—类号—件号三部分组成。

       6.4.1 全宗号填写文件材料所属全宗的编号。综合全宗卷的全宗号，填写档案馆（室）编号或档案属类代号。

       6.4.2 类号填写5.1—5.8条的序号。

       6.4.3 件号填写文件材料在相关类目中的流水排列序号。编号举例：SZ1—１—２（中共湖北省委全宗，全宗介绍类，第２件）

       6.4.4  编制文件材料目录。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。目录格式见8.2。新增文件材料在相关类目中接续编制目录。当相同材料出现新旧几种版本时，应在目录备注栏中，注明新版本文件替代旧版本文件的名称和时间。

    6.5　文件材料装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。文件材料较多，一盒装不下时，可按分类编号顺序装入数盒。装有文件材料的全宗卷应填写卷盒封面和脊背。卷盒式样见8.1。

    6.6　编制全宗卷盒号。全宗卷卷盒区分全宗，按卷盒排列顺序编制流水号。综合全宗卷单独编制盒号。

７. 全宗卷的管理

      7.1   档案馆和保管全宗较多的档案室，宜将全部馆（室）藏档案的全宗卷集中保管，按照全宗编号顺序组织排列。

      7.2   区分馆藏档案全宗属类的档案馆，也可按照全宗属类分别集中管理全宗卷。

      7.3   保管单一全宗的档案室，全宗卷宜与档案一并保管，将全宗卷置于该全宗档案的卷首。也可以将全宗卷与书本式检索工具放在一起管理。

      7.4 档案室建立全宗卷，宜采用双套制。档案室向档案馆移交档案时，应同时移交与该批移交档案相关的全宗卷文件材料。

８. 卷盒及目录格式

      8.1　全宗卷装具采用无酸纸制作的翻盖式卷盒。封面与脊背分别设置“全宗号”、“全宗名称”、“盒号”等填写项目，卷盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度为30mm、40mm两种规格。卷盒式样见图A.1。

      8.2   全宗卷文件目录采用A4（长×宽为297mm×210mm）纸张、表格形式，设置“类目名称”、“件号”、“责任者”、“题名”、“日期”、“备注”等项目。目录式样见图A.2。

（排版 ｜ 王建新）